INFORMATIVA SULLA PRIVACY

BREVI PREMESSE

In questa informativa sulla privacy e sui cookie, troverai tutte le informazioni attinenti all’utilizzo da parte di Bayenk Italia Srl dei dati personali dei clienti e dei utenti, a prescindere dal canale o dal mezzo (on-line o di persona).

L’attività di Bayenk è improntata alla trasparenza del trattamento dei dati personali affinché siano chiare per te le conseguenze derivanti dall’utilizzo dei dati personali nonché i diritti degli utenti.

  1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Il titolare del trattamento dei tuoi dati personali è BAYENK ITALIASRL (nel seguitola “Società” o il “Titolare”), con sede legale in Via Cairoli 5 21100 VARESE(VA) Italia e P. IVA 03676310125.

  1. CATEGORIE DEI DATIPERSONALI

In funzione dei prodotti, dei servizi o delle funzioni che si intende utilizzare di volta in volta alla BAYENK ITALIA SRL verranno richiesti determinati dati piuttosto che altri. In linea generale, si tratterà dei dati di seguito riportati, a seconda del caso specifico:

  1. i dati di identificazione(ad esempio, nome, cognome, lingua e Paese di residenza, dati di contatto, ecc.);
  2. informazioni di tipo economico e transazionale (ad esempio, i dati di pagamento o della carta di credito, informazioni relative agli acquisti effettuati, ordini, resi, ecc.);
  3. informazioni di carattere commerciale (ad esempio, iscrizione alla newsletter),
  4. dati relativi ai gusti e alle preferenze.

Più nello specifico, la BAYENK ITALIA SRL è titolare del trattamento dei dati personali comunicati volontariamente dal cliente/fornitore/rappresentante allo scrivente e comprendono: Codice fiscale ed altri numeri di identificazione personale; Cognome, nome, email, Nazione residenza; Coordinate bancarie; Nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione personale; Ragione Sociale/Cognome e Nome, Codice Fiscale ed altri numeri di identificazione, Coordinate Bancarie, Indirizzo, Indirizzo E-Mail , Numero di telefono/cellulare, Account social, dati relativi a preferenze. In generale, costituiscono oggetto di trattamento i dati personali, taluni sensibili (inclusione nei soggetti rientranti nell’”elenco” dei sospesi a pagare), inerenti lo svolgimento dell’attività.

  1. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei Dati è effettuato dalla Società nello svolgimento delle sue attività. In particolare, i Dati forniti dagli Interessati saranno oggetto di trattamento, con strumenti informatici e non, per le seguenti finalità:

  1. Adempimenti commerciali, contabili e fiscali;
  2. Gestione dei fornitori;
  3. Gestione della clientela;

Il trattamento dei dati personali forniti è finalizzato unicamente alla corretta e completa esecuzione dell’attività, nonché del servizio richiesto. I dati saranno trattati anche al fine di adempiere agli obblighi imposti in ambito fiscale e contabile e di rispettare gli obblighi normativi incombenti sulla società.

Inoltre, previa espressa autorizzazione, i dati personali (ex art. 4 comma 1° Reg. UE 2016/679) forniti o a riferibili all’utente potranno essere trattati per le seguenti ulteriori finalità:

  1. Erogazione del servizio e ottimizzazione dello stesso: comunicazioni, tramite sms, mail, newsletter, etc. al fine di erogare correttamente e puntualmente il servizio. 

A titolo meramente esemplificativo: sms di promemoria appuntamento; sms/mail di cambio spedizione, ecc.

  1. Finalità di marketing, promozione e pubblicità: comunicazioni, tramite sms, mail, newsletter, etc. per finalità di marketing, promozione e pubblicità. Verrà effettuata una richiesta a parte con possibilità di rettifica servizio, informazione dei dati conservati, cancellazione degli stessi.

A titolo meramente esemplificativo: comunicazioni di auguri per ricorrenze, l’invio di materiale pubblicitario/promozionale mediante posta ordinaria; e-mail, sms/mms, applicazioni per mobile o altri canali di comunicazione digitale. ecc.

  1. Finalità statistiche di profilazione e di accesso ai servizi: si tratta della possibilità di visualizzare i dettagli di spesa dei singoli documenti e delle analisi di acquisto di gruppi omogenei di clienti, aggregando i dati relativi ai singoli acquisti, in forma anonima, ai fini di migliorare l’offerta commerciale. È un’attività volta a migliorare l’offerta di beni e servizi della Bayenk Italia srl (profilazione dei clienti).

Precisiamo che i trattamenti di cui ai punti 2 e 3 potranno essere gestiti per comprendere le scelte di consumo al fine di rendere più efficaci le politiche commerciali ed i servizi della Bayenk Italia srl, conseguentemente l’utente potrà ricevere sconti, offerte o promozioni mirate in base alle sue preferenze e consumi.

Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai precedenti punti 2 e 3 è libero e facoltativo, quindi tutti i servizi della Bayenk Italia srl potranno essere ugualmente forniti anche nel caso di rifiuto ad autorizzare il trattamento per le finalità di cui al presente punto.

3.1. Ulteriori note che possono descrivere la finalità:il conferimento dei dati di cui innanzi comporta, anche, che il titolare del trattamento possa utilizzare i numeri e/o indirizzi volontariamente rilasciati dall’interessato al fine di contattarlo (anche a mezzo email-pec- indirizzo fisico) per dare esecuzione al contratto e/o alle misure precontrattuali, per fargli pervenire la merce (ddt-spedizione fisica o a mezzo email; google drive; wetransfer), per inviare comunicazioni e/o solleciti, per consentire l’effettuazione di ordini di acquisto, nonché per adempiere all’obbligo legale/fiscale di fatturazione (invio anche a mezzo email- pec- indirizzo fisico). I dati verranno utilizzati anche per la stipula contrattuale e per l’elaborazione del preventivo; per il proforma di fattura; per la fatturazione, per l’inserimento del nominativo nell’”elenco” cd. dei sospesi a pagare.

Quando Bayenk Italia srl chiede di fornire i propri dati personali per consentire di utilizzare una determinata funzione o servizio della Piattaforma, alcuni campi verranno contrassegnati come obbligatori in quanto si tratta di dati di cui Bayenk necessita ai fini dell’erogazione del servizio o prodotto che viene richiesto; altrettanto necessari può essere la richiesta di dati che derivano da disposizioni applicabili di legge o regolamenti. Il mancato inserimento di tali dati, potrebbe comportare l’impossibilità di completare la registrazione quale utente o l’impossibilità di ricevere tali servizi o prodotti o di beneficiare della funzionalità richiesta.

In funzione della modalità di interazione con la Piattaforma (cioè a seconda dei servizi, prodotti ovvero funzionalità richiesti), idati personali saranno sottoposti a trattamento per i fini di seguito riportati:

  1. Gestione della registrazione quale utente della Piattaforma

Trattamento per l’identificazione utente della Piattaforma e per l’autorizzazione ad accedere alle varie funzionalità, prodotti e servizi della stessa; dati che sono a disposizione quale utente registrato. Potranno essere cancellati rivolgendosi al nostro servizio di assistenza clienti o scrivendo a info@bayenk.com

  1. Adempimento ed esecuzione del contratto di acquisto o di servizio stipulato con BAYENK ITALIA SRL sulla Piattaforma.

Tale finalità prevede il trattamento dei tuoi dati come di seguito illustrato:

  • Contattarti in merito ad aggiornamenti o comunicazioni informative legate alle funzionalità, ai prodotti o ai servizi acquistati.
  • Gestione del pagamento dei prodotti acquistati, a prescindere dalla modalità di pagamento utilizzata. Ad esempio:

Se all’atto dell’acquisto dei nostri prodotti sul sito Web o su Instagram è possibile decidere attivare la funzione “salva i dati della tua carta di credito/debito” per acquisti futuri; in questo caso è necessario trattare i dati indicati per l’attivazione e l’erogazione di tale funzione. Il consenso all’attivazione di questa funzione rende possibile la visualizzazione dei dati di pagamento inseriti automaticamente in occasione di acquisti successivi in modo tale da non doverli digitare in ogni nuova operazione. I medesimi si riterranno validi per futuri acquisti. Si potranno modificare o rimuovere le carte di pagamento in qualsiasi momento attraverso l’apposita sezione relativa alle informazioni di pagamento, tramite il tuo account di utente registrato nel sito Web.

  • Attivazione dei meccanismi necessari allo scopo di controllare ed evitare potenziali truffe durante l’operazione di acquisto. Se riteniamo che si tratti di un’operazione fraudolenta, il trattamento potrà avere come conseguenza il blocco della transazione.
  • Gestione di eventuali resi ad acquisto avvenuto e gestione delle richieste di informazioni sulla disponibilità di articoli, prenotazione di prodotti tramite la Piattaforma o erogazione dei servizi legati alla funzione di Personal Tailoring, a seconda della disponibilità di tali opzioni di volta in volta.
  • Fatturazione e messa a tua disposizione degli scontrini e fatture degli acquisti eventualmente effettuati sulla Piattaforma.
  • Uso di altre funzioni o servizi disponibili quali acquisto, gestione e uso della tessera regalo (Gift Card) o del Voucher regalo (Gift Voucher).
  1. Evasione delle richieste tramite i canali del servizio di assistenza clienti.

Vengono trattati soltanto i dati strettamente necessari alla gestione o all’evasione della richiesta.

  1. Per finalità di marketing

Tale finalità prevede il trattamento dei dati come di seguito illustrato:

  • Mediante iscrizione alla Newsletter prestando il consenso per finalità di marketing e profilazione con trattamento dei dati personali per gestire l’iscrizione alla newsletter e per inviare informazioni personalizzate sui prodotti o servizi tramite l’impiego di diversi mezzi di comunicazione (ad esempio, posta elettronica o SMS). Inoltre, potremo inviare newsletter e comunicazioni anche tramite notifiche push, in caso di attivazione di tale servizio sul tuo dispositivo mobile.
  • Di conseguenza, si tenga presente che questo trattamento di dati comporta l’analisi del proprio profilo di utente o cliente per determinare le preferenze e, pertanto, quali prodotti e servizi si adattano meglio allo stile di vita secondo i dati raccolti. Ad esempio, in base alla cronologia dei tuoi acquisti e di navigazione o con la funzione di “recupero carrello”.
  • Si potrà annullare in qualsiasi momento l’iscrizione alla Newsletter senza alcun costo attraverso le istruzioni inserite in ogni comunicazione. Per non ricevere più notifiche push, si potrà disattivare tale funzione sul proprio dispositivo mobile.
  • Per la realizzazione di azioni promozionali (ad esempio, per lo svolgimento di concorsi o l’inoltro dell’ elenco di articoli salvati all’indirizzo e-mail indicato).

Diffusione sulla Piattaforma o sui social network tramite i nostri canali, di foto o immagini pubblicamente condivise, dietro tua espressa autorizzazione.

  1. Analisi dell’utilizzo e della qualità per migliorare i nostri servizi

Se si accede alla Piattaforma come utente registrato, i dati di navigazione verranno trattati per fini analitici e statistici, cioè per capire il modo in cui gli utenti interagiscono con la nostra Piattaforma e permetterci di migliorarla.

  1. Adempimenti commerciali, contabili e fiscali

I dati saranno utilizzati anche per adempiere agli obblighi contabili e fiscali.

5.DURATA DI CONSERVAZIONE DEI DATI

ll periodo di conservazionedei tuoi dati dipende dalla finalità del relativo trattamento, come di seguito indicato:

  1. Finalità: Gestione della registrazione quale utente della Piattaforma

Periodo di conservazione: I dati sono trattati fino a che sarai un utente registrato, cioè, fino a quando verrà la cancellazione della tua iscrizione alla Piattaforma. Contattare info@bayenk.com

  1. Finalità: Adempimento ed esecuzione del contratto di vendita o servizio

Periodo di conservazione: I dati sono trattati per tutto il tempo necessario alla gestione dell’acquisto dei prodotti o all’erogazione dei servizi richiesti, ivi compresi eventuali resi, lamentele o contestazioni associate all’acquisto di un dato prodotto o all’erogazione di un dato servizio.

Talvolta, i dati verranno sottoposti a trattamento soltanto fino al momento deciso dall’utente come nel caso dei dati di pagamento (carta di credito) di cui viene richiesta la memorizzazione per eventuali acquisti futuri.

  1. Finalità: Assistenza clienti

Periodo di conservazione: I dati sono trattati per il tempo necessario all’evasione della richiesta.

  1. Finalità: Marketing

Periodo di conservazione: I dati sono trattati fino a quando verrà richiesta la disdetta o annullata l’iscrizione alla newsletter.

Per attività promozionali, conserveremo i dati per un periodo di 6 mesi a decorrere dalla conclusione dell’attività.

  1. Finalità: Analisi dell’utilizzo e della qualità

Periodo di conservazione: I dati sono trattati saltuariamente nel corso di una determinata azione o indagine sulla qualità o fino a quando i dati di navigazione sono resi anonimi.

A prescindere dai punti soprastanti i dati verranno conservati e protetti per tutto il tempo in cui possono sorgere responsabilità derivanti dal trattamento, in ottemperanza alla normativa vigente. A prescrizione avvenuta delle eventuali azioni, provvederemo a cancellare i dati personali.

6.CONDIVISIONE E/O TRASFERIMENTO DEI DATI CONTERZI

Per raggiungere le finalità di cui alla presente informativa sulla privacy, è possibile che si renda necessario consentire l’accesso ai tuoi dati personali a terzi che ci affiancano nella prestazione dei servizi che ti offriamo, vale a dire:

  • Eventuali Istituti
  • Eventuali fornitori di servizi
  • Fornitori e collaboratori di servizi di logistica, trasporto e
  • Eventuali fornitori e collaboratori di servizi di marketing e pubblicità (previo consenso).
  • Collaboratori e liberi professionisti in forma semplice o associata per la consulenza e/o l’adempimento di obblighi di legge nello svolgimento dell’attività aziendale.
  1. I DIRITTI DEGLI UTENTI SUOI DATI FORNITI

BAYENK ITALIA SRL si impegna a garantire l’esercizio dei diritti dell’htente. Questi potranno essere esercitati inviando una e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica info@bayenk.com segnalando semplicemente il motivo della richiesta e il diritto che intendi esercitare. Se ritenuto necessario ai fini della identificazione, BAYENK ITALIA SRL potrà chiedere di fornire copia di un documento attestante l’ identità.

In particolare, a prescindere dalla finalità o dalla base legale in virtù della quale trattiamo i dati:

  • Chiedere l’accesso ai propri dati personali in possesso di BAYENK ITALIA SRL.
  • Chiedere di correggere i dati in possesso di BAYENK ITALIA SRL.
  • Chiedere di cancellare i dati nella misura in cui non fossero più necessari per permettere il raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti, come sopra indicato, o qualora BAYENK ITALIA SRL non fosse più autorizzato al trattamento degli stessi.
  • Chiedere di interrompere o limitare il trattamento dei dati, il che presuppone che in determinati casi, si possa richiedere l’interruzione temporanea del trattamento o, all’occorrenza, di provvedere alla loro conservazione oltre il tempo necessario in caso ne si faccia richiesta.

Se viene fornito il consenso al trattamento dei dati per qualsiasi finalità, potrà essere revocato in qualsiasi momento. 

Infine, BAYENK ITALIA SRL informa che si ha il diritto di inoltrare reclami direttamente all’autorità competente di controllo in materia di protezione dei dati, presso: il garante per la protezione dei dati personali(https://www.garanteprivacy.it).

8.CHE COSA SUCCEDE QUANDO VENGONO FORNITI DATI DI TERZI

Offriamo funzioni e servizi che prevedono il trattamento dei dati personali di terzi che vengono forniti dall’utente, come nel caso di attivazione e inoltro della tessera regalo (Gift Voucher) o della gestione della richiesta della stessa. Se vengono forniti dati di terze società da parte dell’utente, sarà solo responsabilità di quest’ultimo a doversi interessare come le suddette società interagiscono con i dati personali raccolti.

9.MODIFICHE ALL’INFORMATIVA SULLA PRIVACY 

Quando ritenuto opportuno, BAYENK ITALIA SRL potrà modificare le informazioni contenute in questa informativa sulla privacy. In tal caso, ne darà comunicazione in modo tale che l’utente possa prendere visione dei cambiamenti, ed eventualmente cancellarsi dal servizio.